業務時間内に最大のパフォーマンスを発揮するために

まずは会社のデスクの整理整頓から

私が外部の外資系コンサルの研修を受けたときに講師の方から、「人が書類など探し物を探す時間は年間でどれくらいか」という質問がありました。私としても仮に1日10分として、22日/月勤務として220分の12か月で2640分=44時間になるので、2日から3日ぐらいと予想したのですが、正解は4週間分ということでした。その算出方法はいろいろあるとしても、見つけたい書類が見つからないことで多くの時間を無駄にしてしまっているということを痛感しました。そのため、私は週末帰り間際には必ず机の整理をして帰るようにし、万一できない場合は、月曜の朝にいつもより少し早くきて机の回りの整理をするようにしています。そうすれば週初めからストレスなく仕事を始めることができます。

Todoリストの消し方について

Todoリストを作ることで満足してしまい、結局やらずに残っているものは意外とあるのではないでしょうか。私もそういうことは多かったので、リストはまず手書きでメモに残します。そしてその日のうちにやりきれなかったことはPCのリストに入れます。そのタスクは完了すればPCのリストより削除します。そうすることで、残っているリストが明確になります。また、自分で手書きでリストを作ることで、自分の脳にやらなければいけないことを染み込ませる理由もあります。またリストは必ず前日の最後の業務としています。次の日の朝にリストを作るのは、そこから1日の業務内容を整理することになり、午前中の業務のロスが大きくなってしまうからです。

始業終業はメリハリをつける

私は遅くとも始業の30分前に会社に行くようにしています。これは業界にもよると思いますが特別早い方ではなく普通のことかもしれません。ただ、問題は始業前の30分で何をするかになります。よく始業開始時間には仕事を速やかに開始できるように。と言われる会社は多いと思いますが、これは基本であってとても重要なことなのです。なぜならば始業時間を過ぎれば、想定外のことも怒ったりして時間コントロールがうまくいかないことは多々あります。そうなったときには、いかに始業までに1日の仕事の段取りを決めておくかで、内容の軌道修正や優先順位もつけやすくなるからです。また終業については、基本的に残業の多い職種ではあるのですが、自分の頭の集中力が切れたと思ったらすぐに帰るようにしています。何故ならその状況で仕事を続けてもミスが多くなる可能性もあるため、それならば翌日の朝一にまわしたほうが効率的に仕事は進むからです。